Los sistemas de administración de clientes; conocidos como CRMs, son herramientas indispensables para mantener una buena relación con los clientes. En entradas anteriores hemos discutido los diferentes tipos de CRMs que existen y algunas situaciones en donde debes revisar cómo mejorar tu sistema. Hay muchos beneficios que estos sistemas nos ofrecen además de consolidar relaciones con clientes, ya que también ayudan a generar reportes sobre el éxito de campañas de marketing, análisis el avance general de proyectos y un canal de comunicación directo para compartir información.
Pero para sacarle el máximo provecho a un CRM, es indispensable que una empresa realice una serie de prácticas para el uso efectivo de su sistema. Estas acciones no tienen que ser complicadas, pero si deben establecerse de forma clara y tomando en cuenta objetivos bien definidos que la empresa busca alcanzar. A continuación, te presentamos 10 buenas prácticas que recomendamos seguir al momento de usar un CRM.
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1. Capacitación adecuada: Para utilizar adecuadamente una aplicación que permita mejorar la productividad de la empresa, es imprescindible formar correctamente al personal que lo utiliza. Una práctica útil es llevar acabo cursos de capacitación del sistema para aprender sobre las diferentes funciones del programa. De igual manera, si el sistema lleva a cabo una expansión o actualización, pídele a tu proveedor que envíe a un especialista que enseñe a tu personal las novedades de la nueva versión.2. Flujos de trabajo: Para que un CRM sea operativamente benéfico, es importante desarrollar esquemas y flujogramas de trabajo que permitan a los usuarios saber qué se debe realizar con la información que se ingresa al CRM y cómo trabajarla apropiadamente. Establece diagramas e instructivos que indiquen a cada miembro de la organización su papel y responsabilidades usando el software. También asegúrate actualizarlos cada vez que haya cambios administrativos y operativos.
3. Automatiza procesos: Además de administrar información de nuestros clientes, los CRM nos permiten automatizar algunas tareas tediosas o repetitivas como la creación de reportes mensuales o de resultado de ventas. Haz uso de las funcionalidades de automatización para incrementar la productividad y la rapidez de cada proceso que se lleve a cabo.
4. CRM a la medida: No porque un CRM sea más caro o complejo significa que sea mejor para tu empresa. Cuando decidas adquirir algún programa, toma en cuenta la situación, capacidades y alcances de tu empresa para elegir la mejor opción. Cada CRM está diseñado para diferentes tipos de organizaciones, por lo que debes encontrar lo que tú y tus empleados necesitan.
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5. Datos actualizados: Los CRMs nos permiten mantener almacenada la información de nuestros clientes y los contactos directos de ellos. Pero en ocasiones, la información se desactualiza debido a muchas razones como la rotación de personal o cambio de oficinas. Además de tener bien organizada tu información, recuerda cerciorarte que los datos estén actualizados para que el contacto con tus clientes sea rápido.
6. Fijar objetivos claros: Al implementar un CRM es importante tener un objetivo sobre los volúmenes de venta que se busca alcanzar con uso del software. Recuerda establecer objetivos claros, medibles y alcanzables para que tu organización tome una dirección de trabajo mientras utiliza el CRM.
7. Retroalimentación de clientes y empleados: Si las personas utilizando el CRM se quejan constantemente sobre cierto aspecto de la aplicación, es importante revisarla para ver cómo mejorar ese procedimiento. Al atender esas quejas, se evitará frenar los procesos que se realizan de manera diaria con el CRM.
8. Movilidad de tu CRM: Los empleados y clientes de una empresa están en constante movimiento; muchas veces fuera de la oficina. Una práctica importante en el mundo actual es tener un CRM que sea compatible con múltiples dispositivos, incluyendo computadoras portátiles, celulares y tabletas; ya que esto permitirá responder a mensajes de los clientes de forma rápida y en tiempo real.
9. Monitorea resultados: ¿Sabes si tus proyectos están teniendo el desempeño que esperas? La gran mayoría de los CRM cuenta con herramientas que te ayudan a generar reportes de desempeño para tus proyectos. No te olvides de utilizar estas aplicaciones para realizar los cambios necesarios a tus proyectos.
10. Ten líderes expertos: Además de una fuerte formación para tus empleados, hay que promover a líderes expertos en el CRM en cada departamento para que apoyen a los demás a sacar el máximo provecho del sistema.
Siguiendo estas buenas prácticas, será más sencillo sacarles el máximo beneficio a los recursos digitales de tu empresa y llevar a cabo una transformación digital exitosa. Si buscas un cambio más profundo y seguir adoptando nuevas prácticas y soluciones en tecnología, Alestra es el aliado que necesitas. Visita nuestra página oficial y conoce todas las soluciones que tenemos para ti.
