¿Sabías que, según un informe de Deloitte, las organizaciones que fomentan la colaboración tienen un 69% más de posibilidades de ser líderes en su mercado? Y es que, de acuerdo con Workplace by Facebook, una plataforma líder en colaboración empresarial, 85% de los equipos en las empresas considera que esta práctica es esencial para el éxito de un proyecto. De hecho, el 77% afirma que los entornos colaborativos mejoran la calidad del trabajo y el 64% considera que, además, incrementan la satisfacción de los trabajadores.

Estos datos reflejan cómo estos han emergido como una poderosa solución para impulsar la productividad y eficiencia en las empresas en la era de la transformación digital y, sobre todo, después de la pandemia que ha traído consigo un auge de la movilidad empresarial.

En estos casos, los entornos colaborativos facilitan la comunicación y cooperación entre los miembros de un equipo o departamentos para alcanzar objetivos comunes, por lo que su implementación en el entorno laboral mejora la productividad, la creatividad y el compromiso de los empleados. Sin embargo, a pesar de estos beneficios comprobados, la realidad es que en muchas ocasiones aún no se implementan de manera efectiva. 

Si quieres saber qué son los entornos colaborativos y cómo puedes implementar uno de manera efectiva en tu organización, sigue leyendo.

¿Qué son los entornos colaborativos?

Los entornos colaborativos son espacios de trabajo, físicos o virtuales, que tratan de fomentar la comunicación y la cooperación entre miembros de un mismo equipo o entre diversos departamentos para el logro de un objetivo en común . Es decir, estos buscan desarrollar el trabajo en formato online con la misma efectividad que en una oficina física. 

De este modo, se caracterizan por impulsar la interacción, el intercambio de ideas y el trabajo conjunto para alcanzar soluciones innovadoras y adaptadas a las necesidades del mercado. No obstante, para implementar entornos colaborativos con éxito, resulta fundamental apoyarse en la tecnología, la cual ha revolucionado la forma en que los equipos trabajan y ha permitido crear herramientas específicas que facilitan la colaboración y comunicación en tiempo real, como es el caso de las plataformas de mensajería instantánea, videoconferencias, correo electrónico, transferencia de archivos en la nube y sistemas de gestión de proyectos.

Con las herramientas adecuadas, los colaboradores pueden compartir información y documentos de manera ágil y segura, eliminando las barreras de tiempo y ubicación geográfica. 

Por qué implementar un entorno colaborativo en tu organización

La transformación digital, acentuada por el periodo de contingencia sanitaria, requirió aumentar y acelerar la implementación de herramientas de software empresarial que permitieran a las compañías automatizar procesos, ahorrar tiempo y esfuerzos y mejorar la capacidad de trabajar en entornos colaborativos. Por ello, muchas organizaciones tuvieron que adaptarse a estas condiciones y, ahora, según datos del Índice de Tendencias Laborales de 2022, desarrollado por Microsoft, casi nueve de cada 10 trabajadores en México manifiestan ser más productivos bajo un modelo híbrido .

Sin embargo, los entornos colaborativos aportan muchos más beneficios más allá de un aumento de la productividad. Entre ellos, podemos destacar los siguientes: 

• Aceleran la innovación: al facilitar el intercambio constante de conocimientos y perspectivas, se produce un alto volumen de ideas que dan lugar a soluciones más creativas y competitivas. 
• Promueven una mayor colaboración y comunicación: los entornos colaborativos permiten una mejor coordinación de los equipos para la consecución de objetivos, lo que aumenta su eficiencia y satisfacción laboral. 
• Aumentan la flexibilidad, ya que facilitan la movilidad empresarial, lo que, a su vez, mejora el bienestar de los colaboradores. 
• Mejoran la rentabilidad de la empresa, al optimizar procesos, conseguir colaboradores más eficientes y productivos y facilitar una toma de decisiones informadas.
• Permiten estar al día con las últimas tendencias tecnológicas. Algo beneficioso que puede darte ventaja en tu industria para atender tu mercado. 

¿Cómo implementar un entorno colaborativo efectivo en tu empresa?

La implementación exitosa de entornos colaborativos en una empresa requiere un enfoque planificado y estratégico. Para llevar a cabo este proceso de manera efectiva, debes seguir los siguientes pasos:

• Evaluar las necesidades y objetivos: antes de comenzar la implementación, es importante realizar un análisis detallado de lo que la organización necesita y busca lograr. Hay que identificar las áreas que podrían beneficiarse más de un entorno colaborativo y establecer de forma clara las metas que se quieren alcanzar con su implementación.

• Definir el enfoque colaborativo: se debe elegir la perspectiva de participación que mejor se adapte a las necesidades de la empresa. En este sentido, se puede optar por un modelo de trabajo en equipo más horizontal, donde todos los miembros contribuyan de manera igualitaria, o bien por un modelo más jerárquico con roles y responsabilidades definidas. Asimismo, hay que definir la estructura y la dinámica de cada uno de los equipos.

• Seleccionar las herramientas adecuadas: tras evaluar las diferentes opciones de herramientas de colaboración disponibles en el mercado, se deben seleccionar aquellas que mejor se adapten a las necesidades específicas del negocio. Algunas de las mejores herramientas colaborativas para el trabajo son Zoom, Slack, Asana, MSTeams, WeTransfer, Office 365- Onedrive o Webex.
• Establecer procesos claros: se deben definir y documentar los procesos de manera clara y concisa. Para ello, hay que establecer los flujos de comunicación, los roles y responsabilidades de cada miembro, así como los plazos para la realización de tareas. Esto ayudará a evitar confusiones y a mantener un enfoque organizado y eficiente.

• Fomentar una cultura de colaboración: esta desempeña un papel fundamental en el éxito de la implementación. Se debe fomentar la participación y el trabajo en equipo, donde se valore y promueva el involucramiento activo de todos los miembros. Además, hay que reconocer y premiar las contribuciones de los colaboradores para incentivar este comportamiento.

• Facilitar la comunicación y la transparencia: es importante promover una comunicación abierta y transparente entre los equipos. Para ello, se puede utilizar herramientas de colaboración para compartir información relevante y actualizada, facilitando así el flujo de conocimientos y la toma de decisiones informadas.

• Medir y evaluar los resultados: se deben establecer métricas para medir el rendimiento y la eficiencia del entorno colaborativo. En este sentido, hay que realizar evaluaciones periódicas para identificar áreas de mejora y ajustar las estrategias según sea necesario.

• Fomentar el aprendizaje continuo: una implementación de un entorno colaborativo efectivo requiere que todos los colaboradores estén preparados y comprometidos con el cambio. Para ello, se pueden ofrecer capacitaciones y talleres para enseñarles a utilizar herramientas y prácticas de trabajo colaborativo. Se trata de promover una mentalidad de mejora continua para que los colaboradores estén dispuestos a experimentar, aprender de los errores y compartir conocimientos para crecer como equipo y empresa.

Implementa entornos colaborativos con la ayuda de la tecnología

El entorno colaborativo es una práctica de relevancia crucial para todas las empresas en la era digital actual . Al implementar un ambiente de trabajo que fomente la comunicación, cooperación y flujo constante de ideas entre los miembros del equipo, se logra un aumento significativo en la productividad y eficiencia de la organización. 

Además, con el apoyo de tecnologías adecuadas, como plataformas de mensajería instantánea, videoconferencias y sistemas de gestión de proyectos en la nube, es posible adaptar esta práctica a cualquier empresa, sin importar su tamaño o industria. 

En Alestra somos #EspecialistasenTELECOM y el aliado estratégico de tu negocio para implementar entornos colaborativos con éxito, gracias a nuestras soluciones de Colaboración basadas en Nube, creadas cuidadosamente para abordar las necesidades cambiantes en cuanto a comunicación, conectividad y trabajo en equipo.

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Lucía Catalina Vázquez Chacón

Coordinadora de Servicios Core

Coordinadora de Servicios Core en Alestra desde el 2019, especialista en soluciones de Voz IP con experiencia en el mercado de telecomunicaciones y en desarrollo de soluciones de Colaboración especializadas en Contact Center as a Service, Videoconferencia, mensajería con Canales Digitales, conocimientos generales en diseño de soluciones de seguridad (cctv, control de acceso, detección de incendio, automatización y sistemas de ahorro de energía) así como desarrollo de Pricing estratégico y habilidades de Inteligencia comercial, orientado a proveer servicios profesionales con calidad, mejora continua y optimización de recursos.