Toda pieza de software necesita ser actualizada y mejorada cada cierto tiempo. Si no hay una revisión constante de los programas que tu empresa utiliza, es posible que la información que administras quede vulnerada, se disminuya la rapidez para el intercambio de información y haya una reducción en la eficiencia. Esto también ocurre con los sistemas de gestión de relaciones con los clientes, también conocidos como CRMs.

Los CRMs forman parte fundamental de las estrategias de negocio de muchas empresas ya que con ellos se puede mantener una mejor administración de las relaciones con el cliente, analizar información y hacer decisiones en base a datos. Por la importancia que tienen estos sistemas, es fundamental revisar si tu CRM cumple con las necesidades de tus empleados y permita la realización de tareas de manera rápida y eficiente.

Hay ocasiones en que los procesos se vuelven más tardados o hay cambios administrativos que afectan el desempeño del sistema CRM. Cuando esto ocurre, es importante revisar qué partes de los procesos están fallando para encontrar soluciones y volver a mejorar la calidad del programa. Por esto, aquí te presentamos algunas de las señales de que tu CRM necesita revisión.

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Uso eficiente

Para que un CRM sea una herramienta funcional que beneficie a la organización, es indispensable que los empleados sean capaces de utilizarla de manera correcta, sencilla y clara. Si a los empleados les toma mucho tiempo aprender a utilizar el programa o están buscando apoyo del departamento de TI recurrentemente, es recomendable revisar las funcionalidades del CRM para hacerlas más sencillas o llevar a cabo programas formativos para que el área de la empresa comprenda cómo usar las herramientas del sistema adecuadamente. 

Preferencia por el trabajo manual 

¿Alguna vez has sentido que es más fácil realizar alguna tarea o análisis a mano que con una aplicación? Si los empleados realizan constantemente actividades de integración sin usar las aplicaciones disponibles, es posible que tu CRM no ofrezca todas las soluciones que tu fuerza laboral necesita. Busca cuáles procesos quedan fuera de tu software e intégralos para aumentar la eficiencia y certeza de los procesos operativos diarios.

Actualizaciones constantes.

Con el tiempo, toda pieza de software se va alentado o se vuelven más vulnerables a peligros digitales, por lo que es fundamental actualizar tu sistema de CRM siempre que tu proveedor saque al mercado una nueva versión.  Al actualizar tu sistema, estarás seguro de que el programa tendrá las medidas de seguridad más recientes y protegerá la información confidencial que guardas en él. En el caso de que consideres que las actualizaciones regulares no son suficiente, recuerda ponerte en contacto con tu proveedor para que revisen el software.

Sobrepasando las capacidades de tu CRM.

Cuando una empresa se expande, muchas veces es necesario aumentar el número de herramientas. No todos los CRM están diseñados para empresas del mismo tamaño o para recopilar todo tipo de información. Si tu empresa empieza a necesitar nuevas funcionalidades, es importante considerar un cambio o expansión de los servicios de CRM que tienes contratados. Una versión mejorada o un sistema más integral puede ofrecerte las soluciones para que tu organización siga creciendo y conservando las relaciones que tiene con sus clientes.

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Mal servicio por parte de tu proveedor.

Si tu empresa utiliza un CRM externo, es importante que tu proveedor y su servicio esté a la altura de tus necesidades. Cuando adquieres un servicio de CRM, el proceso de adopción necesita de un constante apoyo por parte del equipo de soporte y si tu proveedor no te ofrece un servicio al cliente rápido e integral donde se resuelvan todas tus dudas, es importante considerar si mantener tu relación con el proveedor vale la pena.

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