De acuerdo con el informe The State of the Digital Workspace 2023, cerca del 45% de los encuestados todavía está en proceso de desarrollar estrategias de espacio de trabajo digital e implementar software colaborativo o groupware, mientras que el 37% ya ha desarrollado una estrategia de espacio de trabajo digital incluyendo groupware. Sin embargo, cabe destacar que solo el 10.7% ha evaluado realmente las soluciones antes de implementarlas.

Estos softwares han ganado mucha popularidad en los últimos años por varias razones, pero una de las más importantes es la transformación digital que ha traído consigo la pandemia por la Covid-19. Con la digitalización de todas las tareas en una oficina, también ha llegado la necesidad de organizarnos de forma remota, y los groupware han revolucionado la forma en que las personas trabajan juntas, permitiéndoles compartir ideas, datos y recursos de manera eficiente, sin importar la distancia que las separe.

A continuación, te explicamos qué es un software colaborativo, cuáles son sus características, qué tipos existen y cómo puedes elegir el mejor software colaborativo para tu empresa, de manera que su implementación pueda satisfacer todas las necesidades del trabajo en equipo.

Qué es un software colaborativo

El software colaborativo, también conocido como groupware, ha cambiado la forma en que las empresas trabajan y permiten fluir la información entre sus miembros, con el objetivo de hacer más eficientes los procesos de comunicación. 

En este sentido, algunos autores definen el concepto de groupware de forma poco precisa, como cualquier aplicación que trabaje en la red y que permita a una organización compartir datos. Sin embargo, autores como Robert Johansen lo define como “herramientas computacionales especializadas diseñadas para el uso de grupos de trabajo colaborativos”. Esto es, herramientas que permiten a los individuos de una organización comunicarse, colaborar y realizar proyectos de manera conjunta en una misma plataforma.

En la misma aplicación puede haber comunicación por mensajes individuales o en grupo, videoconferencia, llamada de audio, transferencia de archivos, calendarización de objetivos y seguimiento de tareas pendientes y voz, una solución que provee Alestra por su infraestructura. De este modo, toda la organización de tareas está presente en la misma aplicación; haciendo mucho más sencilla la realización de cada proyecto.

Características de un software colaborativo

Para que un software colaborativo consiga aumentar la productividad y efectividad de los equipos de trabajo, es necesario que este cumpla con las siguientes características:

• Facilitar la colaboración en equipos híbridos: trabajar juntos en tiempo real es una necesidad clave para empresas con modelos de trabajo híbrido, sin importar la ubicación física de los trabajadores. 
• Proporcionar canales de comunicación efectiva: para que los usuarios puedan comunicarse de manera rápida y directa con quien necesiten para cumplir con los objetivos del negocio. En la misma aplicación, puede haber comunicación por mensajes individuales o en grupo, videoconferencia, llamada de audio, transferencia de archivos, calendarización de objetivos y seguimiento a pendientes. Esto mejora la eficiencia y reduce la dependencia de los correos electrónicos.
• Capacidad para compartir información en distintos formatos y sin limitaciones: compartir y acceder a la información de manera fácil y segura es una necesidad indispensable y una de las mayores dificultades que experimentan los equipos híbridos. Un error común es adquirir un software colaborativo que solo permite compartir una cantidad limitada de archivos con un peso mínimo. Esto obliga a los trabajadores a recurrir a otros medios y exponer la información a fugas.
• Gestionar las tareas del proyectos: asignar tareas, hacer seguimiento del progreso y establecer plazos. Esto ayuda a mantener a todos los miembros del equipo informados y organizados. Lejos han quedado los días donde el seguimiento de tareas se realizaba en pizarrones o notas de papel. 
• Integrar medidas de seguridad y control: para proteger la información y los datos confidenciales de todas las áreas y personas involucradas. También ofrece controles de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a ciertos recursos o realizar determinadas acciones. 

Una práctica bastante común, pero nada recomendable, es compartir información en plataformas como Whatsapp o Facebook, que muchas veces no cuentan con los estándares en ciberseguridad que las empresas necesitan para el resguardo de su información. Esto puede derivar en un robo o mal manejo de la información. Por esta razón, un buen software colaborativo debe ofrecer una solución a este problema recurrente en los grupos de trabajo.

Tipos de groupware

Saber elegir un software colaborativo de manera correcta implica investigar y analizar las necesidades de los equipos y conocer las opciones disponibles en el mercado para poder seleccionar las más adecuadas según las necesidades específicas de cada organización. De esta manera, es posible evitar los riesgos que representa implementar una herramienta sin previa evaluación. 

En este sentido, existen diferentes tipos de software colaborativo o groupware en el mercado:

• De comunicación: facilitan la comunicación en tiempo real, ya sea por chat, videollamadas o audios.
• De gestión de proyectos: permiten asignar tareas y responsabilidades, así como hacer un seguimiento del estado real del proyecto.
• De gestión de documentos: gracias a este tipo de software colaborativo, los miembros de un equipo pueden crear, compartir y modificar documentos de manera colaborativa.
• De gestión del conocimiento: permiten recopilar y compartir conocimientos, como es el caso de las bases de datos o de las wikis.
• Plataformas de colaboración integradas: se trata de un software colaborativo que recoge en una misma plataforma varias de las herramientas anteriores. De este modo, puede incluir herramientas como chat, videoconferencia, compartición de archivos y edición simultánea de documentos en un solo espacio.

Retos que enfrentan las empresas a la hora de elegir un software colaborativo

El primer reto al que debe hacer frente una empresa que busca facilitar la comunicación entre sus miembros es determinar qué plataforma es más segura y eficiente. Esta duda no es fácil de responder, ya que cada persona tiene sus maneras preferidas o más eficientes de compartir información o datos.

Por otro lado, existen otros muchos desafíos que las empresas deben considerar y evaluar antes de hacer una implementación de software colaborativo. Algunos de ellos son: 

• Resistencia al cambio por parte de los empleados.
• La falta de familiaridad con las herramientas y funciones puede obstaculizar su adopción y aprovechamiento al completo.
• Integraciones del software colaborativo con los sistemas y aplicaciones existentes, ya que pueden ser un desafío técnico.
• La seguridad y privacidad de los datos, algo clave para proteger la información confidencial y prevenir posibles brechas de seguridad.
• Una cultura de colaboración. Si no se fomenta esta manera de hacer, no será posible compartir conocimientos entre los empleados para aprovechar al máximo las capacidades del software.

Beneficios de implementar software colaborativo

Gracias a que todas las herramientas se encuentran disponibles dentro de la nube del software, el trabajo remoto es más sencillo. Ahora, con una sola una sola cuenta de correo, se tiene acceso a todas herramientas desde cualquier lugar con internet. De este modo, el software colaborativo ha permitido una unificación de la comunicación en el trabajo en equipo y ha eliminado las barreras del tiempo y el espacio. 

Además, la comunicación sencilla en una plataforma unificada también ofrece un mayor grado de seguridad al momento de transferir documentos. Entre otras cosas, podemos destacar estos principales beneficios de implementar groupware:

1. Facilita la comunicación en tiempo real y asincrónica entre los miembros del equipo.
2. Dispone de herramientas y funcionalidades para gestionar proyectos de manera más eficiente.
3. Se obtiene un flujo de trabajo optimizado de equipos Agile.
4. Mejora la productividad del equipo, permitiendo un intercambio rápido de ideas, resolución de problemas y toma de decisiones conjuntas.
5. Es posible el acceso y la colaboración remota.

¿Cuál es el mejor software colaborativo para mi empresa?

Actualmente, hay en el mercado muchas opciones de software colaborativo, pero no todos cubren las necesidades que cada organización tiene, por lo que es importante reflexionar sobre las herramientas que más utilizan tus empleados al momento de decidir.

Un servicio integral como la solución de Colaboración de Alestra es una gran opción para empresas medianas y grandes, ya que en un mismo servicio se cuenta con las mejores soluciones de comunicación. De hecho, está diseñada para adaptarse a las necesidades colaborativas del negocio, dado que, en su conjunto, son un grupo de soluciones que abarcan infraestructura dedicada, disponibilidad de la información para los equipos, continuidad de negocios y nube híbrida. 

En Alestra somos #EspecialistasenTELECOM. Si quieres descubrir qué beneficios pueden aportar nuestros servicios a tu empresa, te invitamos a visitar alestra.mx. Estamos #ConectadosContigo.

Edgar Casillas

Product Marketing Manager Colaboración

Experiencia de más de 10 años en la Industria de TELECOM y COLABORACIÓN. Actualmente soy especialista de la estrategia de productos, definición de público objetivo, análisis de mercado y facilitador del equipo comercial para la línea de negocio de Colaboración. Experiencia en servicios de consultoría Colaborativa, cuento con diversas certificaciones de fabricantes mundiales. Soy Ingeniero en Electrónica y Comunicaciones por la Universidad Autónoma de Nuevo León (UANL).