Cualquier empresa de logística o transporte necesita de una óptima administración de flotas vehiculares para trabajar de forma segura y sin retrasos. La gestión de vehículos implica muchos aspectos, que van desde la planificación de las mejores rutas, la coordinación y el monitoreo de las unidades, hasta la mejora de la seguridad. 

En este sentido, solo en 2022, se registraron más de 8,800 incidentes de robo contra vehículos de carga en México, lo que representa un 8% más que el año anterior, de acuerdo con datos de la Cámara Nacional del Autotransporte de Carga (CANACAR) . Teniendo en cuenta este dato, es una prioridad para la industria de logística y transporte buscar formas eficientes de gestionar y proteger sus unidades, un punto donde las nuevas tecnologías están teniendo un papel crucial. Sin ir más lejos, estas ayudan a las empresas a tener un mayor control de sus flotas y tomar decisiones informadas en tiempo real.

¿Quieres saber qué tareas engloba una buena administración de flotas vehiculares y cómo las nuevas tecnologías están contribuyendo a optimizar su gestión? Sigue leyendo.

Qué es la administración de flotas vehiculares

Si tienes una empresa relacionada con transporte de mercancías o personas, necesitas una gestión eficiente de sus vehículos para operar con éxito y generar ingresos. La administración de flotas vehiculares incluye una serie de actividades administrativas que permiten organizar y coordinar las unidades de transporte para mejorar la eficiencia, garantizar la seguridad y cumplir con las regulaciones gubernamentales.

Los objetivos que debes perseguir con la administración de flotas son, principalmente, controlar los costos asociados a la operación de vehículos; garantizar la seguridad de los vehículos, las mercancías y las personas; optimizar los tiempos y cumplir con la normatividad de transporte terrestre para evitar sanciones. 

7 buenas prácticas para una buena administración de flotas vehiculares

Para una buena administración de flotas vehiculares, es importante considerar aspectos como los siguientes: 

Seguridad del conductor 

Para garantizar la integridad de los conductores y prevenir accidentes, es indispensable capacitar al personal sobre los diferentes tipos de accidentes más comunes y buenas prácticas para evitarlos. También, es de gran ayuda contar con sistemas que permitan analizar su desempeño a distancia.

Adquisición de vehículos 

En el momento de elegir los vehículos para la flota, debes tomar en cuenta algunos factores para asegurarte de que seleccionas a los más adecuados, como el tipo de mercancías, el peso, las condiciones de las rutas, la eficiencia energética y otras características específicas. 

Dentro de las actividades de adquisición de vehículos, también se incluye la elección de un buen proveedor, el cual debe ofrecer mejores precios por mayoreo o compras frecuentes, así como un sistema de financiamiento que convenga a tu negocio.

Gestión de combustible 

El combustible es uno de los principales gastos de una flota, por lo tanto, es importante asegurarse de que los conductores conocen y aplican algunas buenas prácticas, como mantener una velocidad constante, vigilar la presión de las llantas o evitar la sobrecarga del vehículo. 

También, se debe tener un buen diseño de rutas, procurando que sean lo más directas posibles y evitar paradas innecesarias. Llevar un registro del gasto de combustible de cada vehículo te ayudará a saber qué unidades tienen un mayor rendimiento. 

Mantenimiento de una flota de vehículos 

El mantenimiento preventivo es vital para optimizar las condiciones de funcionamiento de los vehículos, evitar el desgaste y alargar la vida útil de la flota. Hay muchas tareas que se pueden calendarizar para este fin, por ejemplo: programar mantenimientos con regularidad, revisar y aprobar cotizaciones, activar garantías, supervisar el desempeño de cada unidad para identificar algún problema, etc. 

Monitoreo de vehículos 

Una administración de flotas vehiculares que garantice la entrega de las mercancías y la seguridad de los conductores es posible gracias al monitoreo de cada unidad. En este sentido, la telemática permite conocer la ubicación, el consumo de combustible, el rendimiento de los vehículos, etc.

Cumplimiento de la normativa

La seguridad es una prioridad en la administración de flotas vehiculares. Por ello, la persona a cargo debe asegurarse de que los conductores cumplen con las normas vigentes de tránsito y transporte de mercancías para evitar infracciones y multas. Esto se vuelve aún más importante si se transportan materiales peligrosos, cargas pesadas o alimentos y bebidas.

Reducción de costos 

Cada uno de los aspectos anteriores juega un papel clave para reducir los costos totales. Es indispensable que tu equipo pueda identificar y eliminar cualquier gasto innecesario para que la operación de la flota sea más rentable y eficiente.

Nuevas tecnologías para una administración de flotas vehiculares más eficiente

Para llevar un seguimiento más preciso de cada unidad, existen soluciones de IoT y Big Data que permiten monitorear eventos y generar una acción a partir de ellos, así como predecir situaciones futuras.

• Candados inteligentes. Estos dispositivos, conectados a través de tecnología inalámbrica, bloquean y desbloquean los vehículos , de manera que solo permiten la apertura de puertas cuando el vehículo se encuentra en una zona geográfica segura.
• Video analítica. La inteligencia artificial puede usarse para analizar y extraer información útil de las imágenes y vídeos captados por las cámaras del vehículo. Esto permite verificar parámetros y comportamientos del conductor y, en caso de accidente, facilitar la investigación posterior. 

Gracias a esta tecnología para la administración de flotas vehiculares, es posible, por ejemplo, identificar si el conductor se encuentra cansado o si ha incurrido en comportamientos irresponsables, como distracciones al volante, un exceso de velocidad, incumplimiento de las normas de tránsito, etc. 

• Monitoreo en tiempo real de la flota. La telemática y los sistemas de seguimiento GPS pueden usarse para conocer la ubicación exacta del vehículo, supervisar la conducción, controlar el consumo de combustible y recibir alertas en caso de incidencias. Esto contribuye a tomar decisiones informadas para mantener el control de los activos cuando se transportan de un lugar a otro.
• Protección de mercancías. La tecnología del Internet de las Cosas (IoT) incluye sensores que pueden alertarte sobre cualquier movimiento no autorizado, como robos o actos de vandalismo, y anomalías en los paquetes, como daños, golpes o cambios de temperatura. Con esto, pueden detectarse bienes dañados para reemplazarlos o repararlos antes de ser entregados.

Beneficios del monitoreo y la administración de flotas vehiculares

La telemática puede, entre otras cosas, predecir diferentes necesidades de tus vehículos para tomar decisiones y resolver problemas a tiempo. Otras ventajas de aprovechar las tecnologías analíticas para la administración de flotas vehiculares son las siguientes: 

• Incremento en la seguridad: el monitoreo en tiempo real brinda una mayor seguridad tanto para los conductores como para la flota. En este sentido, es posible supervisar e identificar comportamientos de conducción peligrosos y tomar acciones o medidas correctivas. Esto previene accidentes por cansancio o malas prácticas.
• Decisiones informadas en tiempo real: hacer un seguimiento constante y contar con la visualización en tiempo real de la flota permite tomar decisiones bien informadas.
• Reducción del tráfico de materia prima y materiales: gracias al monitoreo, se tiene una visibilidad completa del vehículo. Este rastreo y la imposibilidad de abrir las puertas por los candados inteligentes impide malas prácticas. 
• Ahorro de tiempo: al optimizar la planificación logística, se reducen los tiempos de espera y se evita el tráfico innecesario, como paradas no programadas o desvíos. 
• Reducción de costos: por un lado, se evitan costos asociados a infracciones de seguridad en la carretera, como daños a los vehículos y lesiones a los conductores. Por el otro, se reducen los costos asociados a los retrasos y la congestión del tráfico. De este modo, con los ahorros de combustible y de la reducción de los costos operativos, se pueden eliminar gastos innecesarios para generar operaciones de flota más rentables y eficientes. 

La administración de flotas vehiculares tiene como objetivo operar de manera eficiente, segura y rentable, maximizando la productividad, reduciendo los costos y garantizando que se cumpla con los requisitos normativos. En Alestra, somos #EspecialistasenMovilidad y contamos con herramientas de IoT, como nuestra solución de Monitoreo y Administración de Sitios y Objetos, para que tu negocio pueda hacer un seguimiento a las mercancías, detectar cualquier tipo de evento, generar alarmas, analizar patrones y hacer predicciones de mantenimiento para evitar accidentes.

En Alestra, desarrollamos soluciones #ConectadosContigo para que tengas una gestión de transporte eficiente y segura. Si quieres conocer más sobre las soluciones que más se adecuan a tus necesidades de administración de flotas y aseguramiento de carga, entra en alestra.mx. 

Kenia Salazar Cruz

Coordinadora Internet de las Cosas Alestra

Cuenta con una Ingeniería en Electrónica con especialización en Telecomunicaciones, además de estudios de Maestría en Ciencias y Tecnologías de la Información. Tiene más de 6 años trabajando en el sector de Telecomunicación y TI en las áreas de transformación digital, con soluciones IoT, satelitales, SDWAN y DPA en diferentes sectores, participando en grandes proyectos de innovación dentro de la industria. Actualmente es responsable del área de diseño de transformación digital en Alestra, a cargo de las familias de IoT como DPA, dentro de la línea de negocio de TI.