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Recomendaciones para gestionar un evento masivo en línea.

Posted by Staff Alestra on 28/10/20 11:12

Alestra Fest Innovation Summit 2020 tomó lugar en los últimos días del mes de agosto y fue un excelente caso de estudio sobre las medidas necesarias para adaptar un evento masivo que, hasta antes del COVID-19, siempre había sido presencial. Combinando una plataforma de interacción virtual innovadora con transmisiones, talleres, pláticas y convivencia entre clientes y socios tecnológicos, fue un proyecto multitudinario que requirió adaptación digital completa.

Representación gráfica de una red de contactos en un evento masivo.

No podemos negar la importancia que tomaron los eventos de este tipo en los últimos meses y aunque representan un gran reto para sus organizadores, son una excelente alternativa a los eventos presenciales que perpetúa su objetivo principal, reunirnos para un mismo propósito.

Aprovechar esta nueva oportunidad traída por la acelerada transformación e incorporación digital, brinda beneficios que incluso los antiguos eventos presenciales más concurridos no tenían. ¿Cuáles son y cómo podemos acceder a ellos?

Alternativas para eventos nuevos y preestablecidos.

Los eventos digitales son el mejor aliado de aquellos que busquen organizar cualquier taller, clase, curso o webinar a distancia para una organización. Aunque un buen presupuesto e infraestructura viene muy bien para cualquier evento, en el caso de los eventos digitales, con un acceso a internet, una computadora con cámara y micrófono integrados tenemos más que suficiente para dar nuestros primeros pasos virtuales.

Para cubrir las necesidades de proyectos nuevos enlistamos, a continuación, pasos que tal vez los más experimentados habrán realizado con antelación, aunque nunca hay que subestimar los tips que compartimos, pues siempre puede haber algún aspecto que hemos ignorado hasta ahora y puede hacer la diferencia a la hora de mejorar la experiencia de nuestros participantes.

  1. Redefinir objetivos para reflejar formato en línea: un rediseño de los objetivos de nuestro evento es necesario pues, al cambiar de modalidad, el número de asistentes típicamente se multiplica y la medición del éxito de tu evento cambia. Algunos indicadores para tomar en cuenta durante el evento digital son la conexión del público con cada expositor o bloque temático, las interacciones en redes sociales, los registros, el número de asistentes etc. Dependiendo de si el evento es de paga o no, también podemos calcular estadísticas como los tipos de entradas registradas, cuántas ventas se han logrado, cuántas conversiones y en cuántas ocasiones nuestros visitantes invirtieron adicionalmente si habilitamos una tienda en línea.
  2. Identificar la plataforma que mejor se adapte: para reuniones o seminarios pequeños las aplicaciones gratuitas pueden ser más que suficientes, pero en el caso de un evento masivo o algo que se estará repitiendo diaria o semanalmente a través del tiempo, las únicas que logran el aprovechamiento necesario para ser usadas profesionalmente son soluciones de comunicación especializadas, como las ofrecidas en el catálogo Alestra, sin las cuales lograr una comunicación de alta calidad ininterrumpida es casi imposible.
  3. Promoción, promoción, promoción: Mantener una comunicación constante con el público antes, durante y después del evento es crucial para garantizar su éxito. Para esto tendremos que alimentar nuestros canales de comunicación con contenido de calidad, donde además podemos educar a los miembros menos experimentados de nuestra audiencia sobre el uso de la plataforma que vayamos a implementar en el evento. Desde simples posts en redes sociales, formularios de contacto, landing pages y hasta un sitio web, todo depende del tamaño de tu evento y la audiencia a la que busques llegar.
  4. Seguimiento satisfactorio: una manera muy efectiva para medir las reacciones e interés de los participantes al término de un evento es a través de una simple encuesta en línea. Formar un directorio con los correos electrónicos de nuestros asistentes para mantener un medio de contacto directo a través del tiempo después de que el evento termine es crucial también, de esta manera se abre un canal de comunicación de dos vías que los participantes pueden usar para contactarnos externando problemas que hayan tenido o críticas que nos puedan ayudar a mejorar nuestras prácticas.

Personas en un evento masivo en línea, comunicándose entre sí y con personal de la marca que creó el evento.

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Aunque esto demuestra el serio daño que las tecnologías estadounidenses están recibiendo, las marcas chinas no se quedan atrás al perder. Múltiples economistas predicen que, aunque el gigante asiático está preparado para continuar la guerra económica por años si fuera necesario, su avance económico se encuentra en un punto muerto que no se moverá hasta que el resultado de la elección estadounidense se conozca. Igual que Trump, Xi Jinping ha buscado ampliar la autonomía de China en los últimos años, invirtiendo para recuperar terreno en sectores que considera cruciales para su futuro todos de innovación tecnológica: aviación, vehículos eléctricos, fabricación de chips y microprocesadores, por mencionar algunos.

Dos sectores en particular, la inteligencia artificial y el sonado 5G, son en donde la lucha tecnológica entre las dos potencias se pone de manifiesto. China, sin embargo, ha tenido mayor incentivo para innovar en estos aspectos, pues quien lanzó la primera piedra en el conflicto comercial fue EUA, volviendo al desarrollo de tecnología china aun más prioritario para superar dichos ataques. Así pues, existe la posibilidad de que la estrategia de Trump, en teoría diseñada para perjudicar, termine por beneficiar a China a largo plazo.

Claro que a corto plazo la economía del país asiático será dañada más, pero el verdadero “ganador” será quien logre mayor independencia e innovación mientras dure este conflicto.

¿Cuánto va a durar esta guerra económica? Esto depende directamente del resultado de la elección presidencial de este noviembre en Estados Unidos, la que terminará por afectarnos a todos, especialmente a los consumidores globales de tecnología que seguirán perdiendo mientras las hostilidades duren en esta lucha de titanes.

Fuentes:

https://www.bbc.com/mundo/noticias-49551605

https://www.lavanguardia.com/economia/20200730/482576660772/guerra-comercial-entre-china-eeuu-como-afecta-negocio-brl.html

Topics: Internet, comunicacion online, conferencias, digitalizacion, Alestra, Alestra Fest, videoconferencia, Eventos en Línea, Plataforma Virtual, Cursos, Video Llamada

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