Con la creciente digitalización, los cambios en esquemas de trabajo y la incorporación de tecnologías emergentes, las principales industrias están pasando por un cambio de paradigma radical en materia laboral.

Cada vez más empresas se suman a la tendencia para construir ambientes laborales que empoderen a sus empleados y aumenten su productividad; por lo tanto, cada vez se vuelven más comunes las oficinas inteligentes.

¿Qué es una oficina inteligente?

Una oficina inteligente es aquella que implementa tecnologías emergentes para ayudar a los empleados a trabajar de la manera más rápida, efectiva e inteligente posible. Para esto existen múltiples soluciones distintas entre sí, pero con un mismo fin: eliminar el tedio de las tareas cotidianas.

Comúnmente las empresas contratan un paquete de soluciones especializadas que contemplan las dimensiones físicas de las oficinas, el equipo tecnológico, aplicaciones utilizadas y la cantidad de empleados. Dentro de estos paquetes se pueden encontrar tecnologías como:

• Desktops Virtuales: computadoras virtuales en sistemas de nube que son utilizadas por los empleados sin necesidad de tener equipo fijo.
• Aplicaciones interconectadas: con software que incorpora avances de nube, compatibilidad e interconexión entre programas. Trabajar en un proyecto es más fácil que nunca; ya no hay necesidad de tener cientos de versiones de un archivo, pues los mismos programas tienen un registro de control de cambios respaldados en la nube y una mayor compatibilidad de formatos.
• Herramientas de colaboración y comunicación: programas y plataformas que facilitan la colaboración de equipos de trabajo. Esto brinda mayor productividad en la elaboración de proyectos al poder trabajar un solo archivo entre varios usuarios, independientemente de si están o no en un mismo espacio físico.
• Automatizaciones e Inteligencia Artificial: tecnologías y algoritmos que toman control sobre tareas cotidianas que previamente eran elaboradas por humanos. Esto reduce errores y permite que los empleados puedan enfocarse en proyectos más innovadores, creativos y retadores.
• Espacios inteligentes: espacios físicos que incorporan monitoreo automático de clima e iluminación para mantener así un ambiente agradable para los empleados. Estos tienden a incorporar sensores inteligentes y cámaras de reconocimiento facial que eliminan la necesidad de llaves, gafetes y claves de acceso.
• Asistentes virtuales: por medio de asistentes activados con voz, se incrementa la velocidad en la que se llevan a cabo las tareas. Para imprimir documentos, mandar mensajes o programar juntas, un empleado tan solo tiene que ejecutar un comando con su voz.

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Gamificación

Parte integral de una oficina inteligente recae en la gamificación o ludificación. Este proceso se refiere a la transformación de tareas aburridas o tediosas en unas que motiven a los empleados; esto por medio de las características de un juego. 

Ahora este proceso no significa que en sí el trabajo es un juego, sino que motiva a los empleados como lo hacen dichas actividades. Aplicaciones de trabajo pueden incorporar sensores que, como contadores de puntos en un videojuego, registran el progreso y desempeño inmediato e histórico de un empleado. Estos datos pueden ser aplicados a programas de incentivos que motiven a los empleados a crecer en sus puestos.

Oficinas inteligentes fuera de la oficina

Tras la implementación del home office en el 2020, muchos empleados mostraron gran satisfacción con la libertad que este esquema les brindó. Debido a esto, en este 2021, muchas empresas en la industria lo han implementado de forma permanente o parcial. 

Una oficina remota no tiene que ser menos inteligente que aquella en el edificio central de una empresa. Con el auge de la infraestructura en nube, meeting rooms virtuales, herramientas colaborativas y sistemas de ciberseguridad, un empleado puede acceder a los avances de las oficinas inteligentes desde su hogar. Al ser en su mayoría digitales, tan solo se necesita una conexión de calidad para aprovechar sus beneficios.

Es importante mencionar que, aunque el nombre sea oficinas inteligentes, el enfoque de estos desarrollos no está en un espacio en específico; está en las personas. Las transformaciones digitales de este tipo brindan las herramientas para transformar experiencias para obtener mayor rendimiento, productividad, rapidez y más que nada, satisfacción. 

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